La escalera de cobranza, peldaño a peldaño
Preventiva, administrativa, prejudicial y judicial no son cuatro nombres para lo mismo. Cada peldaño cambia quién gestiona, cuánto cuesta y a quién se le carga, y el error caro es subirlos por inercia en vez de por decisión.
Cuando una operación se desembolsa, empieza la parte del trabajo que nadie enseña en las demos: cobrar.
La cobranza no es un estado, es una escalera. Y lo que distingue a una operación bien llevada de una que se pudre no es tener las cuatro etapas definidas —eso lo tiene todo el mundo— sino haber decidido de antemano qué hace subir de peldaño.
Los cuatro peldaños
Preventiva. Antes del vencimiento. Es recordar que la factura vence, y no cuesta nada. Es también, con diferencia, la etapa con mejor retorno de todas: un aviso a tiempo evita la mayoría de los atrasos que luego se gestionan como incidencias.
Administrativa. Pasado el vencimiento. Aquí empieza a haber gestión real —llamadas, correos, un responsable con nombre— y por tanto empieza a haber coste: unos gastos fijos por gestión y una comisión sobre lo que se recupera.
Prejudicial. Cuando la gestión ordinaria se ha agotado. Entra la carta notarial, cuyo coste depende de dónde haya que entregarla, y la comisión sobre lo recuperado sube.
Judicial. El último peldaño. Aquí aparecen la representación legal, las tasas del procedimiento y comisiones que se escalan según la fase. Es también el único peldaño cuyo coste puede superar lo que se recupera, y por eso la decisión de subir no debería tomarla el sistema.
No doy cifras porque las tarifas son de cada entidad y de cada proveedor. Lo que sí es común a todas: el coste de cada peldaño es mayor que el del anterior, y la probabilidad de recuperar es menor. Esa es la única tabla que necesitas tener clara.
Lo que hay que decidir antes, no durante
Las tres preguntas que conviene tener respondidas por escrito antes de la primera operación vencida:
- Cuántos días de atraso disparan cada peldaño. No es un criterio del gestor: es una política, y por tanto es un número que alguien tiene que poder cambiar.
- A quién se le carga cada coste. Los gastos de cobranza salen de algún sitio, y ese sitio suele ser el remanente que todavía tienes retenido. Si eso no está pactado y visible desde el principio, la conversación de la liquidación es desagradable.
- Quién autoriza subir a judicial. Es la única decisión de la escalera que debería requerir una firma.
La mora no es una tasa aparte
Este es el punto donde más liquidaciones se calculan mal.
La tentación es tratar la mora como un recargo nuevo: un porcentaje distinto, aplicado sobre lo que se debe, sumado al final. Es más fácil de explicar y es incorrecto.
Lo que ocurre en realidad es que la operación ha durado más de lo pactado. La comisión que cobraste al principio correspondía a un plazo que ya no es el plazo real. Así que el cálculo correcto es recalcular la comisión sobre el plazo total —el inicial más el retraso— y restar lo que ya cobraste al inicio:
comisión final = importe × tasa × (plazo inicial + días de retraso) ÷ 30 − lo ya cobrado
Con un suelo en cero, porque nunca debe salir negativa.
Visto así, la mora deja de ser un castigo y pasa a ser lo que es: el precio del tiempo extra. Se explica mejor, se discute menos y cuadra siempre.
Los pagos parciales son la norma
Última cosa, y es una decisión de modelado que se paga cara si se toma mal.
Un deudor que paga la mitad hoy y la otra mitad en tres semanas no es un caso borde: es lo normal. Y sin embargo casi todos los sistemas empiezan modelando el cobro como un interruptor.
La forma que aguanta es esta: cada pago es una fila, con su fecha y su importe, y el estado de la operación solo refleja si se ha llegado al cien por cien. El segundo pago parcial deja la operación exactamente en el mismo estado que el primero, y eso está bien: lo que ha cambiado es el saldo, no la situación.
Los pagos no son un estado. En cuanto intentas que lo sean, acabas inventando estados como cobrada un poco más y el modelo se te va de las manos.