Qué pasa entre que apruebas y desembolsas

En casi todos los diagramas de factoring que hemos visto, aprobar y desembolsar son dos cajas consecutivas unidas por una flecha. En la práctica, entre esas dos cajas hay un tramo que puede durar más de una semana, en el que tú ya has dicho que sí y todavía no ha pasado nada.

Modelarlo como un estado propio no es purismo: es lo que permite responder a la pregunta que tu cliente hace todos los días, que es en qué va lo mío.

Un sí de riesgos no es una operación

Cuando riesgos aprueba, lo que hay es una decisión, no una operación financiada. Faltan dos cosas, y ninguna de las dos depende de tu equipo:

• La cesión de la factura, que se registra en Cavali.
• La conformidad del deudor, que es quien tiene que reconocer que esa factura existe, que no está pagada y que no hay nada que descontar de ella.

Ese tramo tiene su propio estado —nosotros lo llamamos pendiente de confirmación— y su propio plazo, que puede irse hasta ocho días.

Y tiene algo que ningún otro tramo tiene: una salida que no controlas. Si el deudor no acepta, la operación se cancela. No es un rechazo de riesgos, es otra cosa, y conviene que sea otro estado terminal: mezclar las canceladas con las rechazadas destroza cualquier análisis posterior de tu embudo.

El orden importa, y no siempre fue este

Aquí hay una lección que costó años aprender en el mercado.

En los modelos de factoring con inversores —donde la operación se publica y se fondea con dinero de terceros— la cesión ocurría después del fondeo. Tenía su lógica: hasta que la subasta no se completaba no había operación que ceder.

El precio de esa lógica era un ciclo largo y un estado más: había que esperar a que se llenara la subasta antes de poder empezar el trámite. Y el cliente, que solo quiere saber cuándo cobra, esperaba dos veces.

Cuando la entidad fondea con su propio capital, esa dependencia desaparece: la cesión se puede hacer en cuanto riesgos aprueba, en paralelo a preparar la transferencia. El embudo se acorta y se vuelve lineal.

Si estás diseñando esto hoy, colócalo en ese orden. Y si estás migrando desde un sistema que lo hacía al revés, cuenta con que vas a tener estados en la base que ya no significan nada.

Un avisado a tiempo vale por tres llamadas

El tramo de confirmación es donde se concentran las llamadas al ejecutivo, y la razón es simple: es el único punto del proceso en el que el cliente ha hecho todo lo que tenía que hacer y no está pasando nada visible.

Lo que quiere saber es siempre lo mismo, y son tres cosas: cuánto le va a costar, cuánto va a tardar y qué es lo siguiente. Si esas tres están en su pantalla, no llama.

Un detalle que parece menor y no lo es: la conformidad del deudor suele gestionarse a mano, por correo o por teléfono, incluso en operaciones donde todo lo demás está automatizado. Merece la pena que el sistema al menos sepa que ese paso existe, quién lo tiene y desde cuándo. Un tramo sin dueño es un tramo que se alarga.

Después del desembolso empieza otra historia

Cuando la transferencia sale, la operación no termina: empieza la cobranza, que es un ciclo entero con sus propios plazos y su propia escalera.

Pero eso es otro tramo, con otras reglas, y lo contamos aparte: la escalera de cobranza, peldaño a peldaño.